Bạn thường nghĩ đến điều gì khi nhắc đến “Văn hóa làm việc của người Nhật”? Là tính kỷ luật về thời gian, những nguyên tắc khắt khe trong tác phong công sở hay những quy trình làm việc đồ sộ?
Nếu bạn đang có kế hoạch phát triển sự nghiệp của mình tại một công ty Nhật Bản, hãy tham khảo bài viết này để tìm hiểu về “HORENSO” – một trong những nguyên tắc giao tiếp đặc trưng được áp dụng phổ biến trong các công ty Nhật Bản, giúp bạn rút ngắn sự khác biệt về văn hóa và thích nghi nhanh hơn ở môi trường này.
“HORENSO” là gì?
Horenso trong tiếng Nhật có nghĩa là rau Bina. Đọc tới đây có thể bạn đang thắc mắc về mối tương quan giữa rau Bina và Horenso và tại sao rau Bina lại quan trọng trong nguyên tắc giao tiếp của người Nhật. Tuy nhiên, sự thật là không có mối liên quan nào ở đây cả. “HoRenSo” là từ viết tắt của ba chữ gồm: (HO) Hokoku – Báo cáo; (REN) Renraku – Liên lạc và (SO) Sodan – Bàn bạc, hỏi ý kiến.
- (HO) Hokoku: Báo cáo
“Báo cáo” là việc thông báo thường xuyên về tình trạng công việc được giao cho các cấp quản lý. Tại các công ty Nhật Bản, quá trình hay kết quả đều quan trọng như nhau. Mục đích của việc báo cáo không chỉ giúp các cấp quản lý luôn nắm được tiến trình công việc và đánh giá đúng năng lực của bạn, mà còn có thể phát hiện kịp thời và hỗ trợ bạn giải quyết các sự cố bất ngờ.
- (REN) Renraku: Liên lạc
“Renraku” đề cập đến việc thông tin ngắn gọn và nhanh chóng đến các bên liên quan. Sự khác biệt cơ bản giữa “HO” và “REN” chính là bất kì ai cũng có thể thực hiện “Renraku”. Cấp quản lý có thể là người thông tin cho nhân viên và ngược lại, trong khi “HO” chỉ được áp dụng một chiều từ phía nhân viên.
Khi thông báo cho các bên liên quan, bạn phải đảm bảo thông tin chính xác, không mang tính nhận định/giả định cá nhân, hay tin đồn. Việc giữ liên lạc chặt chẽ từ các bên giúp giảm thiểu rủi ro của việc sai lệch thông tin, hiểu nhầm hay lầm tưởng. Hơn thế nữa, thực hiện “Renraku” không chỉ giúp các bên liên quan nắm được tình trạng công việc chung, mà còn có thể sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau ngay khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra.
- (SO) Sodan: Bàn bạc, hỏi ý kiến
Các công ty Nhật Bản thường khuyến khích nhân viên tiến hành thảo luận, tham khảo ý kiến của thành viên trong nhóm, cấp trên hoặc các bên liên quan để tìm ra giải pháp, thay vì cố gắng giải quyết vấn đề một mình. Việc tiến hành tham khảo ý kiến chủ động và có chính kiến sẽ mang đến những góc nhìn đa chiều và cơ hội tìm ra giải pháp sáng tạo cho vấn đề.
Trong văn hóa làm việc của người Nhật, tinh thần “làm việc nhóm” luôn được ưu tiên hơn so với làm việc mang tính cá nhân. Việc tham khảo ý kiến không có nghĩa là bạn thiếu năng lực, mà đó cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng đối với những người liên quan.
Câu hỏi đặt ra là “HORENSO” tạo điều kiện để “Giao tiếp hiệu quả” hay là biểu hiện của việc “Quản lý vi mô”?
Quản lý vi mô hay “Micromanaging” là một phong cách quản lý nhân sự với việc tập trung nhiều sự chú ý đến những chi tiết nhỏ, để đảm bảo nhân viên đang làm những việc đúng như yêu cầu. Cấp quản lý thường kiểm soát các công việc hơn là trao quyền để nhân viên có thể tự hoàn thành công việc của mình.
Có thể khẳng định rằng “HORENSO” hoàn toàn khác với “Micromanaging”. Ở các công ty Nhật Bản, nhân viên thường sẽ được trao quyền đề xuất ý tưởng, kiểm soát tiến độ công việc.
Khi thực hiện HORENSO, nhân viên sẽ có không gian để phát triển, vai trò của người quản lý là “đứng ngoài cuộc” để bao quát các vấn đề. Từ đó, cấp quản lý tin rằng nếu có chuyện gì xảy ra, nhân viên của họ sẽ thông tin nhanh chóng. Trong khi các nhân viên tin rằng người quản lý của họ luôn có thể sẵn sàng giúp đỡ khi cần thiết. Nếu “Micromanaging” có thể đánh mất đi niềm tin và hạn chế sự phát triển của nhân viên, thì “HORENSO” sẽ tạo điều kiện để phát triển mối quan hệ giữa cấp trên, cấp dưới và các thành viên trong nhóm.
Tất nhiên “HORENSO” cũng sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, ở một góc nhìn nhất định, áp dụng hiệu quả phương pháp này có thể thúc đẩy tinh thần “làm việc nhóm”, xây dựng dựng niềm tin, tạo điều kiện để giao tiếp hiệu quả và giải quyết vấn đề sáng tạo.
Hi vọng là những thông tin trên đây có thể giúp các bạn hiểu rõ hơn về văn hóa giao tiếp trong môi trường công sở của người Nhật và thích nghi nhanh chóng với môi trường làm việc mới nhé.