[547] Nhân viên Hành chính Hot

TỔNG QUAN CÔNG VIỆC

• Nhiệm vụ chính: Tuân thủ các quy định, quy trình, hướng dẫn và tiêu chuẩn đã ban hành để thực hiện các công việc hành chính của công ty và quản lý khách thuê nhằm đảm bảo trung tâm thương mại vận hành trôi chảy. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua việc tổ chức các chương trình đào tạo mới cho nhân viên của khách thuê và phản hồi kịp thời các thắc mắc của khách hàng (trên Facebook, hộp thư email…) để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách.
• Địa điểm làm việc: Phòng số 301, 302 tầng 3, Tòa nhà Hà Thanh Plaza tại Quốc lộ 1A, phố Minh Trại, phường Quảng Phú, Thành phố Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa, Việt Nam
• Thời gian làm việc: Trung bình 5 ngày/tuần theo ca (Ca A 8h30 – 17h30 & ca C 13h30 – 22h30, khoảng 5-7 ca C mỗi tháng), 1-2 ngày nghỉ hàng tuần không cố định, một số lịch đi làm rơi vào ngày lễ.
• Báo cáo cho: Trưởng nhóm/ Trưởng bộ phận cấp cao.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Thực hiện quản lý khách thuê: thu thập đầy đủ và chính xác thông tin của khách thuê, thông tin nhân viên. Giám sát, thu thập và hỗ trợ tất cả khách thuê tuân thủ chặt chẽ các luật, quy định và quy trình như: giấy chứng nhận bảo hiểm hoạt động, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, hồ sơ pháp lý, theo dõi và ghi nhận vi phạm (nếu có)… nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đúng quy định. (25%)
2. Xử lý các công việc hành chính theo quy định của công ty và làm đầu mối điều phối các thủ tục giấy tờ của trung tâm thương mại. Kiểm soát và quản lý văn phòng phẩm: thiết bị văn phòng, chi phí tiêu hao, lịch làm việc hàng tháng, sắp xếp phương tiện di chuyển. (20%)
3. Theo dõi, phối hợp với các bên liên quan để xử lý toàn bộ quy trình phản hồi ý kiến khách hàng, đảm bảo tất cả phản hồi được trả lời đúng hạn, đầy đủ nội dung và với thái độ phục vụ tốt nhất. Tổng hợp ý kiến khách hàng và đề xuất ý tưởng cải thiện dịch vụ khách hàng. (15%)
4. Hỗ trợ khách thuê trong các công việc hành chính hàng ngày, bao gồm quy trình kinh doanh thường nhật; tổ chức các cuộc họp và sự kiện hàng tháng nhằm đảm bảo hoạt động trôi chảy. Tổ chức các hoạt động nâng cao sự hài lòng của nhân viên: ngày dọn vệ sinh, họp quản lý cửa hàng, chuẩn bị dụng cụ và cơ sở vật chất làm việc hằng ngày… (15%)
5. Hỗ trợ thực hiện các khóa đào tạo cho nhân viên của khách thuê để cung cấp dịch vụ theo tiêu chuẩn AEON MALL. (10%)
6. Thường xuyên tuần tra trong trung tâm thương mại để kịp thời hỗ trợ khách hàng, kiểm tra tác phong làm việc của nhân viên khách thuê và duy trì mối quan hệ tốt với khách thuê nhằm nắm bắt nhu cầu đào tạo của họ. (10%)
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công. (5%)

YÊU CẦU

• Tốt nghiệp Đại học.
• Ứng viên có 1 – 3 năm kinh nghiệm và hiểu biết trong lĩnh vực xây dựng các quy định, quy trình, hướng dẫn và tiêu chuẩn để triển khai các công việc hành chính. Có kinh nghiệm tổ chức đào tạo và tư duy về dịch vụ khách hàng (customer service mindset) là lợi thế.
• Thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt (nghe, nói, đọc, viết).
• Sử dụng tốt Microsoft Office.
• Có khả năng phân tích dữ liệu, có tư duy tốt trong việc giải quyết vấn đề.
• Có kỹ năng đàm phán và giao tiếp.
• Làm việc tốt dưới áp lực và có tinh thần hợp tác nhóm.
• Sẵn sàng làm việc theo ca.

Tìm hiểu thêm về chế độ phúc lợi