[420] Nhân viên Hỗ trợ Trung tâm thương mại mới

• Nhiệm vụ chính: Phụ trách công việc hành chính của bộ phận New Mall Support: RFA, hợp đồng, thanh toán, quản lý chi phí, sắp xếp lịch trình công tác, và các công việc khác liên quan. Hỗ trợ chuẩn hóa các văn bản SOP và thực hiện các công việc được giao để hỗ trợ các Trung tâm thương mại (TTTM) mới trong giai đoạn chuẩn bị đi vào vận hành.
• Địa điểm làm việc: AEONMALL Việt Nam, Văn phòng Hồ Chí Minh – Tầng 15 tòa LIM 3, 29A Nguyễn Đình Chiểu, P. Đa Kao, Q1, TP.HCM.
• Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 6, 8h30 – 17h30.
• Báo cáo cho: Trưởng bộ phận New Mall Support.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

• Phụ trách thực hiện tất cả công việc giấy tờ và hành chính của bộ phận New Mall Support (NMS) theo đúng quy định, quy trình, hướng dẫn của Công ty bao gồm RFA, hợp đồng, thanh toán, sắp xếp lịch trình công tác, quản lý ngân sách và chi phí, quản lý văn phòng phẩm. (25%)
• Thu thập, tóm tắt, phân tích, thiết kế bảng biểu, trình bày một cách rõ ràng và thống nhất tất cả dữ liệu của NMS (về dự án, công việc đào tạo, SOP, các loại báo cáo, khảo sát), và hệ thống hóa cũng như phát triển cơ sở dữ liệu bằng những phương pháp chuyển đổi số. (25%)
• Thu thập, phân loại, soạn thảo và tóm tắt nội dung cho các cấp quản lý để chuẩn hóa tất cả SOP (Quy trình Vận hành Tiêu chuẩn) dùng cho các quy trình vận hành TTTM; hỗ trợ nhân viên của các TTTM mới hiểu rõ tất cả quy định và nhanh chóng thích ứng được với công việc thường nhật, đảm bảo tuân thủ tất cả những quy định và chính sách của các TTTM. (15%)
• Hỗ trợ và trực tiếp tham gia vào 2 giai đoạn chính tiền khai trương của các TTTM mới (giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn chạy nước rút) để việc tổ chức và vận hành được tiến triển một cách thuận lợi, các công việc bao gồm, nhưng không giới hạn, như hỗ trợ tổ chức sự kiện hay thực hiện các công việc hành chính trong thời gian cuối trước khi mở cửa và thời gian mở cửa. (15%)
• Phụ trách thực hiện các công việc chuẩn bị hậu cần, hành chính, và các công việc khác được giao (thu thập dữ liệu, liên hệ với các phòng ban khác/ agency/ nhà cung cấp, v.v.) cho tất cả các lớp đào tạo thực hiện hoặc tổ chức bởi NMS. (10%)
• Các công việc khác theo sự phân công của quản lý. (10%)

YÊU CẦU

• Ứng viên tốt nghiệp Đại học ngành bất kì.
• Có tôi thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc, ưu tiên về Hành chính/ Hỗ trợ dự án.
• Có khả năng giao tiếp tốt bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.
• Có kỹ năng sử dụng bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) thành thạo, đặc biệt cần cho việc lập báo cáo/ bảng biểu đồ số liệu.
• Có kỹ năng làm việc nhóm, tính cách cẩn thận, thật thà, và chăm chỉ.

Tìm hiểu thêm về chế độ phúc lợi